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非エンジニアでもできる！AIワークフロー自動化入門：ZapierとChatGPTで日常業務を9割削減する実践テクニック

2025.07.13

非エンジニアでもできる！AIワークフロー自動化入門：ZapierとChatGPTで日常業務を9割削減する実践テクニック

はじめに：「その作業、まだ手でやってるんですか？」

「毎週月曜の午前中は、複数部署からの報告メールをスプレッドシートに転記するだけで終わってしまう…」
「Webで集めた競合情報を、毎回手作業でレポートにまとめるのが本当に面倒…」
「お客様からの定型的な問い合わせに、毎日同じ内容のメールを返している…」

もし一つでも当てはまるなら、この記事はあなたのためのものです。これらの退屈で時間のかかる定型業務は、AIと「連携ツール」を組み合わせることで、ほぼ完全に自動化できます。 しかも、プログラミングの知識は一切必要ありません。

本記事では、非エンジニアの方でも明日から実践できる「AIワークフロー自動化」の基本から、具体的な5つの自動化レシピ、そして自分だけの自動化を作り出すための思考法まで、ステップバイステップで徹底解説します。

もう面倒な作業に貴重な時間を奪われるのは終わりにしましょう。

第1章: ワークフロー自動化とは？AI時代の「デジタル文房具」を使いこなす

ワークフロー自動化とは、これまで人間が手作業で行っていた複数のアプリケーションをまたぐ一連の作業を、ルールに基づいて自動的に実行させることです。

これまでの手作業:
手作業のイメージ図
1. Gmailで報告メールを受信
2. 内容を確認し、重要な数値をコピー
3. Google Sheetsを開き、正しいセルにペースト
4. 全ての報告を転記し終わったら、Slackで「完了しました」と報告

AIワークフロー自動化:
自動化のイメージ図
トリガー: Gmailで特定の件名のメールを受信したら…
1. アクション: ChatGPTがメール本文を読み取り、数値を抽出・整形する
2. アクション: Google Sheetsの指定された行に自動で追記する
3. アクション: Slackの特定チャンネルに「週次報告を更新しました」と自動で投稿する

この「アプリとアプリを繋ぐ」役割を担うのが、次章で紹介する「連携ツール」です。

第2章: 自動化の三種の神器：ChatGPT、Gemini/Claude、そして「連携ツール」

AIワークフロー自動化は、役割の異なる3つのツールを組み合わせることで実現します。

  1. LLM（大規模言語モデル） – 「頭脳」

    • 役割: 人間の言葉を理解し、文章の生成、要約、情報抽出、判断など、知的な処理を担当します。
    • 代表例: ChatGPT (OpenAI), Gemini (Google), Claude (Anthropic)

  2. 各種アプリケーション – 「専門道具」

    • 役割: メール、チャット、顧客管理、ファイルストレージなど、それぞれの専門領域のタスクを実行します。
    • 代表例: Gmail, Slack, Google Drive, Salesforce, Notion, etc.

  3. 連携ツール（iPaaS） – 「手足・神経」

    • 役割: 「頭脳」であるLLMと、「専門道具」である各種アプリを繋ぎ合わせ、命令を伝達したり、データを受け渡したりします。プログラミング不要でこの連携を実現してくれるのが最大の特徴です。
    • 代表例: Zapier, Make

本記事では、連携ツールの代表格であり、初心者にも分かりやすいZapierを中心に解説を進めます。

第3章: 【実践チュートリアル】明日から使える5つの業務自動化レシピ

ZapierとAIを使って、具体的な業務を自動化してみましょう。ここでは、多くの職種で応用可能な5つのレシピを紹介します。

レシピ1：議事録作成の完全自動化

課題: 会議後の録音を聞き返し、文字起こしして、要約やタスクリストを作るのが大変…
自動化フロー:
音声ファイルをGoogle Driveにアップロード → OpenAI(Whisper)で文字起こし → ChatGPTで要約＆タスク抽出 → 結果をSlackに通知

Zapierでの設定手順（概要）:
1. トリガー: Google Drive – 「New File in Folder」（特定のフォルダに新しいファイルが追加されたら）
2. アクション1: OpenAI (Whisper) – 「Create Transcription」
– File: トリガーで取得したGoogle Driveの音声ファイルを指定
3. アクション2: ChatGPT – 「Conversation」
– Prompt:
“`
以下の会議の文字起こしテキストを分析し、以下の3つの項目でまとめてください。

  # 概要（300字以内）
ここに概要を記述
# 決定事項（箇条書き）
- 決定事項1
- 決定事項2
# TODOリスト（担当者と期限を明記）
- [ ] タスク1（担当：〇〇さん、期限：YYYY/MM/DD）
- [ ] タスク2（担当：△△さん、期限：YYYY/MM/DD）
---
{アクション1で取得した文字起こしテキスト}
```
  1. アクション3: Slack – 「Send Channel Message」
    • Channel: 議事録を共有したいチャンネルを指定
    • Message Text: アクション2でChatGPTが生成した概要、決定事項、TODOリストを指定

レシピ2：Webリサーチとレポート作成の自動化

課題: 毎日複数のニュースサイトを巡回し、関連情報を集めてレポートにまとめるのが非効率…
自動化フロー:
特定のキーワードでRSSフィードが更新されたら → 記事URLから本文を取得 → ChatGPTで要約・分類 → Notionデータベースに保存

Zapierでの設定手順（概要）:
1. トリガー: RSS by Zapier – 「New Item in Feed」
– Feed URL: 監視したいニュースサイトのRSSフィードURLを指定
– Keyword: 特定のキーワード（例: “AI 自動化”）を指定（オプション）
2. アクション1: Web Parser by Zapier – 「GET」
– URL: トリガーで取得した記事のURLを指定
3. アクション2: ChatGPT – 「Conversation」
– Prompt:
“`
以下のWeb記事の本文から、この記事のカテゴリを「マーケティング」「セールス」「開発」「その他」のいずれかに分類し、内容を3行で要約してください。

  # カテゴリ
（ここにカテゴリを記述）
# 3行要約
（ここに要約を記述）
---
{アクション1で取得したWeb記事の本文}
```
  1. アクション3: Notion – 「Create Database Item」
    • Database: 情報収集用のNotionデータベースを指定
    • 各プロパティに、トリガーで取得した記事タイトル、URL、アクション2でChatGPTが生成したカテゴリ、要約をそれぞれマッピングする。

レシピ3：顧客問い合わせの一次対応自動化

課題: 毎日来る定型的な問い合わせに、同じような内容のメールを返信するのが手間…
自動化フロー:
Gmailで特定のラベルが付いたら → ChatGPTが問い合わせ内容を判断し、返信文案を作成 → Gmailで下書きとして保存

Zapierでの設定手順（概要）:
1. トリガー: Gmail – 「New Labeled Email」（Gmail側でフィルタ設定が必要）
2. アクション1: ChatGPT – 「Conversation」
– Prompt:
“`
あなたは優秀なカスタマーサポート担当者です。以下の問い合わせメールに対して、丁寧な返信メールの下書きを作成してください。
ただし、料金に関する質問の場合は、「担当部署に確認の上、改めてご連絡します」と回答してください。それ以外のよくある質問の場合は、以下のFAQを参考に回答を作成してください。

  # FAQ
- Q: サービスのトライアルはありますか？
- A: はい、14日間の無料トライアルをご利用いただけます。公式サイトからお申し込みください。
---
{トリガーで取得したメール本文}
```
  1. アクション2: Gmail – 「Create Draft」
    • To: トリガーで取得した送信元メールアドレスを指定
    • Subject: 「Re: {トリガーで取得した件名}」
    • Body: アクション1でChatGPTが生成した返信文案を指定

ポイント: 人間が最終確認してから送信することで、AIのミスを防ぎ、安全な自動化を実現します。

レシピ4：SNSコンテンツ投稿の自動化

課題: ブログを更新しても、SNSでの告知を忘れがち。毎回投稿文を考えるのも大変…
自動化フロー:
WordPressで新しい記事が公開されたら → ChatGPTが記事の内容からSNS投稿文を3パターン作成 → Buffer経由で各SNSに予約投稿

Zapierでの設定手順（概要）:
1. トリガー: WordPress – 「New Post」
2. アクション1: ChatGPT – 「Conversation」
– Prompt:
“`
以下のブログ記事のタイトルと概要を基に、X(旧Twitter)で投稿するための魅力的な投稿文を3パターン作成してください。
各投稿には、必ず記事のハッシュタグとURLを含めてください。絵文字も効果的に使用してください。

  # 記事タイトル
{トリガーで取得した記事タイトル}
# 記事概要
{トリガーで取得した記事概要}
# 記事URL
{トリガーで取得した記事URL}
```
  1. アクション2: Buffer – 「Add to Schedule」
    • Profile: 投稿したいSNSアカウントを選択
    • Text: アクション1でChatGPTが生成した投稿文のいずれかを指定

レシピ5：リード情報のCRM自動入力

課題: Webサイトの問い合わせフォームから来た見込み客情報を、手作業でCRMに入力するのが面倒でミスも多い…
自動化フロー:
Google Formsで新しい回答があったら → ChatGPTが情報を整形し、会社名を補完 → Salesforceに新しいリードとして登録

Zapierでの設定手順（概要）:
1. トリガー: Google Forms – 「New Form Response」
2. アクション1: ChatGPT – 「Conversation」
– Prompt:
“`
以下のフォーム回答データを分析してください。
– 会社名が「株式会社」や「(株)」を含んでいれば、それを削除した正式名称にしてください。
– メールアドレスのドメインから、会社のWebサイトURLを推測してください。

  # 入力データ
- 氏名: {フォームの氏名フィールド}
- 会社名: {フォームの会社名フィールド}
- メールアドレス: {フォームのメールアドレスフィールド}
# 出力形式 (JSON)
{
"name": "（氏名）",
"company": "（整形後の会社名）",
"website": "（推測したWebサイトURL）"
}
```
  1. アクション2: Salesforce – 「Create Record」
    • Object: 「Lead (リード)」を選択
    • 各フィールドに、トリガーで取得した情報や、アクション1でChatGPTが生成した整形済みデータをマッピングする。

第4章: 「自分だけの自動化」を作るための3つの思考法

テンプレートを試した後は、ぜひ自分自身の業務を自動化してみましょう。以下の3つのステップで考えれば、誰でも自動化のアイデアを見つけられます。

  1. 業務を「分解」する
    あなたの普段の仕事を、小さなタ- ス- クの連続だと考えてみましょう。「レポート作成」という大きな仕事も、「①データ収集 → ②データ集計 → ③グラフ作成 → ④考察記述 → ⑤メールで報告」のように分解できます。

  2. 「トリガー」を発見する
    分解したタスクの中で、「〜が起きたら、必ず次の作業が発生する」というパターンを見つけます。これが自動化の起点（トリガー）になります。

    • 「メールが来たら…」
    • 「ファイルがアップロードされたら…」
    • 「毎朝9時になったら…」
    • 「フォームに回答があったら…」

  3. ツールを「組み合わせる」
    各タスクを実行できるアプリやAIを、パズルのように組み合わせていきます。「この作業はChatGPTが得意だな」「この部分はスプレッドシートの関数でできるな」「ここはZapierで繋げそうだ」と考えていくと、自然と自動化の設計図が完成します。

まとめ：自動化は、あなたの「時間」という資産を増やす最強のスキル

AIワークフロー自動化は、単に業務を効率化するだけのテクニックではありません。それは、面倒な定型業務からあなたを解放し、人間にしかできない創造的な仕事や、自己投資、家族との時間といった、より価値のある活動に集中させてくれる、現代の必須スキルです。

この記事で紹介した5つのレシピは、ほんの始まりに過ぎません。まずは一つの小さな自動化からで構いません。一度「自分の仕事が勝手に進んでいく」という体験をすれば、その強力なインパクトに驚くはずです。

さあ、今日からあなたも「時間という資産」を増やし始めましょう。

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